“四步法”讓公司流程管理走在前列
in 紹興柯橋濱海供水有限公司 by 曹丹
公司規(guī)章制度及工作流程修編工作于3月24日發(fā)文正式啟動，歷時5個月，于8月底全面收官完成。本次修編共計制度修訂111項，匯編流程197項，其中需上線129項工作流程（制度修訂后各系統(tǒng)新增搭建流程95項），截至8月底已全面完成，上線率100%。隨著工作的全面收官，逐步形成了一套“一、二、三、四”的流程圖工作規(guī)范法則，具體如下：成立一個小組。成立流程圖編制專項小組，由公司黨支部副書記傅小春同志任組長，副總經理葛青峰同志任副組長，其余各部門指定一位流程圖編制專員任成員。小組每周召開匯報會議，商議討論流程圖編制成果、進度以及過程中存在的問題，并明確下階段工作目標。建立兩支隊伍。一是由各部門指定一位流程圖編制專員組成，負責所在部門業(yè)務流程、工作標準、表單的收集整理，對工作流程進行修訂、補充和完善，并統(tǒng)一繪制成圖。二是由信息技術部若干骨干成員組織，負責對提交的工作流程圖進行再次審核及需求確認，并實施上線搭建、調試工作，實現工作流程與信息化建設有效銜接分成三段實施。一是首先全面開展公司所有流程修編（新增）工作，該項工作于6月底全面完成。所有新增修訂的制度均需提交由公司領導及各部門經理組成的審議會議進行審議，確保制度修訂的完整性、可行性和規(guī)范性。二是流程圖編制專項小組根據最終發(fā)文的制度進行流程圖的梳理、編寫。根據計劃，提交每周的流程圖編制會議討論，討論完成后需上線的，提交工作流程上線申請流程進行上線申請。三是信息技術部流程圖搭建人員根據流程上線申請流程內容進行流程上線搭建及調試工作，流程運行滿1個月且暫無任何問題以后，流程成為正式流程。 形成四化成效。一是智能化：所有流程本著“能上線就上線”的原則，除費用報銷、合同審批等必需要紙質審批留檔的流程，所有流程基本采用線上流轉形式，手機上即可完成流程審批，有效縮短了審批時間，節(jié)約了不必要的紙質浪費。二是數字化：上線流程流轉完畢后，均會形成對應的歸檔記錄，記錄以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，形成一個有序結構的檔案信息庫，可隨時調取利用，實現資源共享。三是精細化：管理精細化，線上流程的流轉，讓每個節(jié)點的接收時間、辦理時間都有據可查，同時根據流程圖編制內容對每個節(jié)點設置節(jié)點辦理時效，讓每次考核都有理可依。尤其在時間長、節(jié)點多的用戶接水流程中，每個節(jié)點精細化的管理有效助力了公司三服務工作。四是規(guī)范化：流程圖編制的工作開展，總結出了一套“一、二、三、四”的流程圖工作規(guī)范法則，為指導公司近遠期的工作有序開展，奠定了“規(guī)范化”的基礎。